🏆La mejor sala de reuniones: todo lo que necesita saber (Guía 2022)

Si estás organizando una reunión o sesión de capacitación fuera de las instalaciones de tu empresa, no tiene sentido contratar una instalación de segunda o tercera categoría. Si estás pagando por el uso de una sala de reuniones, debe ser adecuada para su propósito. Además de estar equipada con todos los muebles y accesorios necesarios, debe emitir un ambiente fuerte y profesional.

Las salas de reuniones marcan la pauta en un evento corporativo y, en la mayoría de los casos, estas pueden afectar el desempeño de las personas dentro de ellas según el diseño, la estructura, la tecnología, el mobiliario, etc.

Entonces, ¿qué hace exactamente una gran sala de reuniones? Aquí te mostramos ocho elementos imprescindibles de una buena sala de reuniones, que estarás feliz de usar una y otra vez:

1. Ubicación accesible

Si piensas alquilar una sala de reuniones en España, asegúrate de elegir un lugar que sea fácilmente accesible desde los principales lugares de transporte, como aeropuertos, sistemas de autobuses y estaciones de tren. Una buena opción es Cityzen, quien te ofrece una sala de reuniones en el centro de Barcelona, la mejor ubicación de la ciudad, que hará de tu evento corporativo un éxito garantizado.

2. Distribución de una sala de reuniones

Dependiendo del propósito de tu conferencia, hay muchos arreglos de asientos diferentes para elegir que pueden afectar la dinámica y el flujo de su reunión.

Estilo de aula. Todos los participantes de la reunión tienen mesas frente a ellos para tomar notas o colocar otros artículos. El orador se parará al frente donde podría hacer una presentación.
Estilo banquete. Una reunión estilo banquete presenta varias mesas redondas o rectangulares grandes con los participantes sentados en sillas a su alrededor. Puede haber un orador o una pantalla en la parte delantera, pero la reunión probablemente consistirá en establecer contactos con las personas en la mesa.
Montaje en U. Se disponen las mesas, creando una forma de U o cuadrado hueco. El líder de la reunión se parará en el medio para dar la conferencia. Este diseño de estilo de cuadro funciona bien para reuniones de grupo.
De pie. Para reuniones muy informales, entre miembros del personal que se conocen bien, estar de pie puede ser una opción. Este estilo suele ser para salas de reunión u otras reuniones que no durarán demasiado.
Estilo teatro. Esta configuración se suele usar en reuniones y conferencias mucho más grandes. Consiste en filas de personas mirando hacia el frente como lo harían en un teatro. El orador se parará al frente de la sala con su pantalla interactiva. Es posible que los invitados no interactúen directamente en la reunión, aunque pueden hacer algunas preguntas al final.

3. Equipos audiovisuales de alta calidad

Las conferencias implican muchas presentaciones, y un equipo deficiente puede ser la diferencia en una reunión con un cliente importante. Toda sala de reuniones moderna debe contar con equipos audiovisuales de última generación, fácil de usar y lo suficientemente poderosos para ejecutar todo el software que se necesita.

4. Videoconferencia

Con tantas personas trabajando de forma remota en estos días o llamando, querrá asegurarte de que las videoconferencias estén disponibles, para que todos los asistentes puedan participar. Este es un método preferido de comunicación cuando se busca reducir los costos de viaje, que se hace muy fácil y conveniente para los participantes.

5. Wifi

Hoy en día, es indispensable que cualquier sala de reuniones cuente con una conexión de alta velocidad y receptiva, para que no pierdas tu tiempo ni el de tu cliente con un Internet lento.

6. Servicio de Catering

Por lo general, el catering para una conferencia lo proporciona el lugar, y muchos no permiten servicios de catering externos. ¡Así que ten en cuenta el catering a la hora de elegir un lugar! Pequeñas cosas como bebidas y bocadillos a la mano, son los grandes detalles que todo planificador de eventos necesita verificar dos veces.

7. Sala de descanso

Algunas conferencias duran hasta ocho horas y es tedioso permanecer tanto tiempo en un mismo lugar, por ello una sala de reuniones deberá tener acceso a una sala de descanso para tomar refrigerios y agua durante todo el día. Esto también permite a los asistentes, tomar un breve descanso para relajarse o hacer llamadas telefónicas. Los invitados realmente apreciarán esto y hará que su estadía sea más placentera.

8. Personal eficiente

Sin importar el lugar que elijas para tu evento, debes asegurarte de que cuente con personal servicial para cuidar que la reunión sea placentera. Esto agregará la guinda final a la experiencia de tus invitados.