La mejor sala de reuniones: todo lo que necesita saber

Si est谩s organizando una reuni贸n o sesi贸n de capacitaci贸n fuera de las instalaciones de tu empresa, no tiene sentido contratar una instalaci贸n de segunda o tercera categor铆a. Si est谩s pagando por el uso de una sala de reuniones, debe ser adecuada para su prop贸sito. Adem谩s de estar equipada con todos los muebles y accesorios necesarios, debe emitir un ambiente fuerte y profesional.

Las salas de reuniones marcan la pauta en un evento corporativo y, en la mayor铆a de los casos, estas pueden afectar el desempe帽o de las personas dentro de ellas seg煤n el dise帽o, la estructura, la tecnolog铆a, el mobiliario, etc.

Entonces, 驴qu茅 hace exactamente una gran sala de reuniones? Aqu铆 te mostramos ocho elementos imprescindibles de una buena sala de reuniones, que estar谩s feliz de usar una y otra vez:

1.      Ubicaci贸n accesible

Si piensas alquilar una sala de reuniones en Espa帽a, aseg煤rate de elegir un lugar que sea f谩cilmente accesible desde los principales lugares de transporte, como aeropuertos, sistemas de autobuses y estaciones de tren. Una buena opci贸n es Cityzen, quien te ofrece una sala de reuniones en el centro de Barcelona, la mejor ubicaci贸n de la ciudad, que har谩 de tu evento corporativo un 茅xito garantizado.

2.      Distribuci贸n de una sala de reuniones

Dependiendo del prop贸sito de tu conferencia, hay muchos arreglos de asientos diferentes para elegir que pueden afectar la din谩mica y el flujo de su reuni贸n.

  • Estilo de aula. Todos los participantes de la reuni贸n tienen mesas frente a ellos para tomar notas o colocar otros art铆culos. El orador se parar谩 al frente donde podr铆a hacer una presentaci贸n.
  • Estilo banquete. Una reuni贸n estilo banquete presenta varias mesas redondas o rectangulares grandes con los participantes sentados en sillas a su alrededor. Puede haber un orador o una pantalla en la parte delantera, pero la reuni贸n probablemente consistir谩 en establecer contactos con las personas en la mesa.
  • Montaje en U. Se disponen las mesas, creando una forma de U o cuadrado hueco. El l铆der de la reuni贸n se parar谩 en el medio para dar la conferencia. Este dise帽o de estilo de cuadro funciona bien para reuniones de grupo.
  • De pie. Para reuniones muy informales, entre miembros del personal que se conocen bien, estar de pie puede ser una opci贸n. Este estilo suele ser para salas de reuni贸n u otras reuniones que no durar谩n demasiado.
  • Estilo teatro. Esta configuraci贸n se suele usar en reuniones y conferencias mucho m谩s grandes. Consiste en filas de personas mirando hacia el frente como lo har铆an en un teatro. El orador se parar谩 al frente de la sala con su pantalla interactiva. Es posible que los invitados no interact煤en directamente en la reuni贸n, aunque pueden hacer algunas preguntas al final.

3.      Equipos audiovisuales de alta calidad

Las conferencias implican muchas presentaciones, y un equipo deficiente puede ser la diferencia en una reuni贸n con un cliente importante. Toda sala de reuniones moderna debe contar con equipos audiovisuales de 煤ltima generaci贸n, f谩cil de usar y lo suficientemente poderosos para ejecutar todo el software que se necesita.

4.      Videoconferencia

Con tantas personas trabajando de forma remota en estos d铆as o llamando, querr谩 asegurarte de que las videoconferencias est茅n disponibles, para que todos los asistentes puedan participar. Este es un m茅todo preferido de comunicaci贸n cuando se busca reducir los costos de viaje, que se hace muy f谩cil y conveniente para los participantes.

5.      Wifi

Hoy en d铆a, es indispensable que cualquier sala de reuniones cuente con una conexi贸n de alta velocidad y receptiva, para que no pierdas tu tiempo ni el de tu cliente con un Internet lento.

6.      Servicio de Catering

Por lo general, el catering para una conferencia lo proporciona el lugar, y muchos no permiten servicios de catering externos. 隆As铆 que ten en cuenta el catering a la hora de elegir un lugar! Peque帽as cosas como bebidas y bocadillos a la mano, son los grandes detalles que todo planificador de eventos necesita verificar dos veces.

7.      Sala de descanso

Algunas conferencias duran hasta ocho horas y es tedioso permanecer tanto tiempo en un mismo lugar, por ello una sala de reuniones deber谩 tener acceso a una sala de descanso para tomar refrigerios y agua durante todo el d铆a. Esto tambi茅n permite a los asistentes, tomar un breve descanso para relajarse o hacer llamadas telef贸nicas. Los invitados realmente apreciar谩n esto y har谩 que su estad铆a sea m谩s placentera.

8.      Personal eficiente

Sin importar el lugar que elijas para tu evento, debes asegurarte de que cuente con personal servicial para cuidar que la reuni贸n sea placentera. Esto agregar谩 la guinda final a la experiencia de tus invitados.

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